El servicio de urgencias es la puerta de entrada general a la atención terciaria de todas las especialidades médicas. Por lo tanto, el personal debe manejar gran cantidad de protocolos, actuaciones guiadas, fármacos, procedimientos… y además debe hacerlo de forma rápida y precisa como corresponde a un servicio de urgencias.
El retardo en el acceso a información relevante repercute negativamente en la calidad asistencial, así como inseguridad en el profesional que ante determinadas dudas no es capaz de encontrar la información que busca. Además, la consulta de esta documentación se realiza en situaciones de estrés, por lo que cualquier demora o contrariedad aumenta la ansiedad y el riesgo de cometer errores.
En un primer momento, comprobamos que el personal podía acceder a esta información crítica a través de medios físicos (carpetas, pósteres, manuales…) y digitales (intranet), pero también constatamos que frecuentemente los medios físicos se encontraban traspapelados, deteriorados, incompletos o desactualizados y que la intranet, al tener que responder a las necesidades de todo el hospital, poseía una estructura tan compleja y mastodóntica que generaba una curva de aprendizaje muy larga que desanimaba su uso.
En resumen, el acceso a la información relevante, en numerosas ocasiones, no era ni rápido ni sencillo de lograr.
Por todo lo anterior, decidimos crear una web offline específica para el servicio de urgencias, en la que fuera posible encontrar toda la información relevante en un máximo de 4 clics.
Si queríamos que la web fuera específica de nuestro servicio, que se actualizara con premura y que respondiera con rapidez a las necesidades que nos trasladara el personal de urgencias, la web debía ser diseñada, ejecutada y mantenida por el propio personal del servicio aunque esto supusiera una carga de trabajo extra.
Inicialmente, solo mostraron interés 3 categorías profesionales: enfermería, TCAEs y medicina. Así que creamos un grupo de trabajo formado por dos enfermeras, dos TCAEs, un médico y una farmacéutica. Definimos los objetivos que queríamos lograr y el formato. Al proyecto lo denominamos WAR (Web de Acceso Rápido).
El proceso se desarrolló en 4 fases. Lo primero que hicimos fue desarrollar la web con el programa Dreamweaver que es de manejo sencillo.
La estructura debía ser muy simple y visual. Lo primero lo conseguimos generando un mapa web limitado, es decir, que desde la página de inicio para encontrar cualquier documento no se deberían dar más de 4 clics para que la persona no se perdiese navegando. El segundo aspecto lo conseguimos mediante iconos visuales fácilmente identificables. Así, el inicio está dominado por dos filas de iconos. La primera representa a los profesionales implicados en el proyecto (enfermería, TCAEs y medicina), clicando sobre ellos se entra en la sección específica de cada categoría. La segunda fila son elementos comunes tales como: fármacos, protocolos, documentos, manuales, formación, videotutoriales y alertas. Existe una tercera fila de iconos más pequeños en el encabezado superior para acceder a las aplicaciones corporativas tales como correo, portal del empleado, buscador…
En una segunda fase debíamos comprobar si la herramienta resultaba eficaz. Así que elegimos a 15 profesionales con más de 5 años de antigüedad en el servicio y les planteamos que buscasen lo que habitualmente más se consulta: tablas de perfusiones, cuidados de enfermería, protocolos, técnicas y documentos específicos.
Los resultados fueron muy satisfactorios. Cuando se utilizaba la WAR todos los profesionales encontraban la información en menos de 1 minuto, mientras que con los métodos tradicionales los tiempos eran muy superiores o, peor aún, no lograban encontrarla.
En la tercera fase, el servicio de informática del hospital implementó un acceso directo en todos los ordenadores quiosco de la urgencia.
La última fase sigue realizándose, pues es la actualización y mantenimiento continuo de la herramienta que recae en el propio personal de urgencias. Esto garantiza no solo la rapidez en las actualizaciones, sino también su adecuación a las especificidades del servicio. Es decir, aunque determinados protocolos son corporativos (Bihotzez, Ictus, Prevención de caídas…) estos pueden ser modificados puntualmente para responder a las especificidades del servicio previo visto bueno del hospital.
Por otra parte, hemos comprobado que al hacer la web tan cercana y respondiendo de forma rápida a las ideas aportadas por el personal, la retroalimentación es altamente efectiva y gratificante, lo que refuerza el uso y mejora el recurso.
Después de dos años de uso, chequeamos el grado de satisfacción del personal con la herramienta. Los resultados fueron satisfactorios. La valoración global fue de 8,73 sobre 10, con una Moda de 10 y un Percentil incluido 8 del 85%.
En el 2020, en plena crisis del COVID, el WAR volvió a demostrar su valía. Que la herramienta fuese gestionada por nosotros permitió que aquellos procedimientos que se decidían a la mañana en la mesa de crisis de la urgencia, estuviesen colgados en la WAR a las pocas horas, centralizando toda la información de una forma segura, ordenada, accesible y permanente.
Además, en esos meses de alerta sanitaria mucho personal eventual nuevo entró en la unidad. Para ellos también resultó ser una herramienta muy útil, ya que podían consultar las dudas que les surgían mientras desempeñaban su labor asistencial, haciéndolos más autónomos y trabajando con más seguridad.
¿QUÉ HA APORTADO LA WAR?
Lo primero y más importante mayor seguridad asistencial, porque al tener toda la información centralizada en los ordenadores, el material no se pierde, no se deteriora, ni se desactualiza. Todo el personal consulta el mismo documento del que se derivan las mismas acciones, evitándose errores farmacológicos, errores de procedimiento…
Aumenta la productividad porque se reducen los tiempos de búsqueda.
La WAR es autogestionada, esto es, el mantenimiento de la herramienta, sus actualizaciones y mucho del material que se sube es realizado por el propio personal. Así se logra una web más específica, con un mayor grado de satisfacción (por cuanto se hace partícipe al personal) y que las relaciones interdepartamentales mejoren al trabajar juntos. Como bien es sabido, un equipo que trabaja unido ofrece un servicio de calidad.
Autoría: Raúl Aveleira. Editor responsable: Gorka Vallejo.
Artículo con revisión editorial. No existen conflictos de interés en relación con el presente artículo. Las opiniones expresadas son responsabilidad exclusiva de los/las autores/as y no reflejan, necesariamente, los puntos de vista de los/las editores/as. Artículo bajo licencia de Creative Commons: Reconocimiento 4.0 Internacional.
Este documento debe citarse como: “Aveleira, R. WAR: una web local colaborativa en un servicio de urgencias [Internet]. Enfermería Activa del Siglo XXI: blog abierto; 9 de enero de 2023. Disponible en: www.enfermeriaactiva.com”